بيانات التواصل
تواصل مع قسم المبيعات
Follow Us

QCMS برنامج

QCMS - نظام إدارة المراسلات الالكترونية

تم تصميم نظام إدارة المراسلات الإلكترونية لتوفير طريقة سهلة وفعالة لإرسال واستقبال المراسلات والبريد والرسائل الرسمية، بالإضافة إلى تأمينها والحفاظ عليها من التلف.

أهم الخصائص والتقنيات المستخدمة هي استقبال وإرسال المراسلات، وتحديد أولوية وأهمية الرسائل، وتذكير بالرسائل التي تحتاج إلى ردود، وتتبع مسار الرسائل، والفرز حسب نوع الرسالة، وفرز وتقسيم الكتب وفقًا للصلاحيات والعديد من الخيارات الأخرى.

الهدف من إنشاء البرنامج:

نظام مرن لإدارة المراسلات بمختلف أغراضها.

سهولة التواصل بين الإدارة والموظفين لإرسال التعليمات والتقارير والعمليات اليومية.

إرسال أنواع مختلفة من الملحقات كمرفق.

الدعاية للأعمال الشخصية أو للشركات.

إنشاء عنوان بريد إلكتروني مخصص يعكس اسم النشاط التجاري للاتصال بالعملاء والوكلاء والموردين والجهات الأخرى.

تجنب استخدام الموظفين لحساب بريد إلكتروني شخصي لأغراض العمل.

المستفيدين والمستهدفين في البرنامج

جلب قيمة فريدة لمديري صنع القرار الذين يرغبون في حفر علامتهم التجارية وهويتهم بشكل فعال بين العملاء والشركات الأخرى.

الإدارة العامة

إدارة الموارد البشرية

إدارة المالية والحسابات

الدوائر القانونية والإدارات ذات الصلة

مكونات البرنامج

التواصل والمراسلات الداخلية.

الأمن والحماية.

إدارة التقويم والجداول وإخطارات الاجتماعات.

الموارد البشرية.

أرشفة المراسلات والملفات.

جهات الاتصال.

إدارة الاتصالات والتعاميم الداخلية والخارجية.

قاعدة بيانات الشركة والعملاء والموردين وجهات أخرى.

مميزات البرنامج

خاصية الدخول الموحد لكل المستخدمين في نفس البرنامج وقاعدة البيانات.

تحديد الصلاحيات للمستخدمين حسب الإدارة والأقسام والوظيفة الإدارية.

تسجيل بيانات المراسلات - الواردة والصادرة والقرارات.

Register internal, external communication and circulars

تسجيل بيانات المراسلات - الداخلية والخارجية والتعميمات.

إرفاق المستندات التي تم اعتمادها والتوقيع عليها من خلال الماسح الضوئي لحفضها بصيغة pdf

وضع الملاحظات على الملفات الممسوحة ضوئيا

ربط المراسلات بالأطراف (صادر / وارد)

استخدام أداة التأشيرات لتسهيل المعاملات (الباركود)

عرض المراسلات حسب التاريخ وحسب الرقم التسلسلي

البحث عن الرسالة السابقة المستلمة أو المرسلة مع المرفقات.

تتبع الإحالات وحالات الرد.

Follow up of correspondence that includes reports and link it together.

العمل وفق دورات عمل (تعميمات داخلية / خارجية) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل قسم.

تصدير المرسلات الى الإدارات والأقسام داخل المؤسسة أو الجهات الخارجية.

إدراج خاصية دمج المراسلات.

توزيع القرارات (التعاميم) على مختلف أقسام وإدارات الشركة والموظفين المنتمين لهذه الأقسام.

متابعة المراسلات والتنبيهات على البريد الالكتروني.

إنشاء تنبيهات بالرسائل النصية القصيرة (SMS)

إنشاء تنبيهات تذكيرية وفقا لإعدادات التنبيه في البرنامج أو عن طريق البريد الالكتروني.

تتبع الرسائل الصادرة ومراقبة حالتها (تم الاستلام، لم يتم الاستلام، تم رفض الاستلام).

البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم لاستعادة المعلومات وطباعة النتائج في الصادر والوارد.

متابعة الصادر والوارد والقرارات التي تم الرد عليها أو إحالتها.

توفير تقارير وإحصائيات على النظام.

إمكانية المستخدم تجهيز التقارير المطلوبة.

حفظ وأرشفة المراسلات.

إدارة النظام والإعدادات.

الربط مع نظام أرشيف الملفات.

استخدام خاصية رمز التحقق OTP للولوج إلى النظام.

خدمة ما بعد البيع

  1. توفير نظام نسخ احتياطي لضمان عدم فقدان المعلومات تحت أي ظرف من الظروف وتمكين إعداد عمليات التخزين الاحتياطي في السيرفر.
  2. قياس وتقييم الأداء ومتابعته، وذلك لعمل التحديثات اللازمة وإيجاد الحلول المناسبة.
  3. بعد الانتهاء من المشروع نوفر لكم سلسلة من برامج التدريب في استخدام المنتج في مقر العميل، ونقدم هذه الخدمات التدريبية الشاملة بشكل مفصل حسب الحاجة، ويضمن هذا توفير موظفين ومعلمين مؤهلين.
  4. يتمتع فريقنا بمعرفة شاملة من الجانبين التقني والعملي. ويوفر دعماً تقنياً أكثر تعمقاً، يشمل المستوى الإداري.
  5. يُلبي البرنامج معظم حاجيات الشركات والمؤسسات، ومتى ما أردتم إثراءه فيمكنكم تطويره وإضافة أي متطلبات أخرى وستجدون فريقنا على أهبة الاستعداد لإرضائكم.
  6. القيام بالتحديثات اللازمة والدورية بما يتناسب مع احتياجات العمل.

بعد انتهاء مدة الضمان المتفق عليها يتم إبرام عقد صيانة سنوي لضمان الاستمرارية في العمل بنفس الكفاءة والسلاسة.

تطبيقات الجوال

تطبيق الايفون / الاندرويد.

تسيير العمل من الجوال.

تشغيل الخدمات المصرفية من الجوال.

الإشعارات والتنبيهات تصل إلى الجوال.

سياسة الصيانة

يتم تطبيق الرسوم السنوية بعد السنة الأولى وذلك بنسبة 10٪ من قيمة العقد ويتم تطبيقها كرسوم صيانة سنوية وتشمل الدعم الفني والترقيات والتحديثات.

برامج وخدمات أخرى

مهتم ببرامجنا؟

team idea
gearss_1

اطلب الآن